Wyobraź sobie bazę danych zawierającą szczególowe informacje o dokumentach w firmie. Chcesz w niej zgromadzić następujące dane: nazwa i opis dokumentu, tytuł teczki, w której dokument się znajduje oraz dział, w którym znajduje się teczka.

Najprostsza baza danych może składać się tylko z jednej tabeli (bazy oparte tylko na jednej tabeli są nazywane bazami kartotekowymi). Jednak tego typu rozwiązania sprawdzają się jedynie w przypadku prostych baz danych. Gdy mamy do czynienia z bardziej złożonymi danymi, pomiędzy którymi występują określone związki, np. jednej teczce odpowiada wiele dokumentów, ich zorganizowanie w bazie za pomocą tylko jednej tabeli jest bardzo trudne i nieefektywne (trudno będzie np. wyszukiwać informacje i kojarzyć je ze sobą). Jedna z zasad, jakie obowiązują podczas tworzenia baz danych mówi, żeby tabela nie rozrastała się w poziomie, tylko w pionie. Oznacza to wpisywanie danych rekord po rekordzie, a nie dodawanie kolejnych kolumn do tabeli. Kolejna zasada powiada, że w przypadku, kiedy dane w tabelach powtarzają się, należy dla nich stworzyć odrębne tabele. 

Aby możliwa była właściwa organizacja danych w bazie, zamiast zapisywać dane w jednej tabeli, warto rozdzielić je pomiędzy kilka tabel. W przykładowej bazie Dokumentacja firmy zamiast gromadzić dane tylko w jednej tabeli dane możemy gromadzić odpowiednio w trzech tabelach: Działy, Teczki i Dokumenty. Wówczas w tabelach tych będziemy mogli zapisać:

- Tabela Działy – zawiera nazwy działów w firmie;
- Tabela Teczki – dane o teczkach, ich tytuły, numery, symbole itp.;
- Tabela Dokumenty – dane o dokumentach, ich tytułach, datach powstania, opisie itp

Poniżej w załączniku do pobrania przykładowa baza danych dokumentacji firmy w pliku Access 2003.